Syarat Membuat Teks Laporan

MX_PRO - Syarat Syarat untuk membuat teks laporan

1. Clear
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca. Kejelasan suatu laporan tersebut tentu saja didukung oleh penguasaan materi laporan dari si pemberi laporan sehingga dengan adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai materinya merupakan jaminan kejelasan suatu laporan di samping hal-hal tersebut diatas.


2. Mengenai sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga dalam hal penyusunan kata-kata maupun kalimat harus yang jelas, singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.
3. Lengkap
Kelengkapan tersebut menyangkut :
a. Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya.
b. Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan atau dengan kata lain masalah yang sangat penting diutamakan pembahasannya baru masalah-masalah yang timbul dalam pembahasan sampingan seyogyanya juga dibahas. Sehingga laporan menjadi lengkap dan mantap karena sudah mencakup segala segi yang didukung dengan data-data statistik yang jelas dan lengkap.
4. Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuat laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan. Kalau sampai terjadi keterlambatan penyampai laporan bagi yang berkepentingan berarti terjadi pemborosan waktu maupun tenaga karena kalau misalnya laporan tersebut diperlukan untuk bagian pengendalian produksi maka bagian pengendalian produksi akan kacau karena bagian ini menyangkut proses produksi yang berlangsung terus menerus. Oleh karena itu ketepatan waktu maupun kecermatan pembuatan laporan sangat dibutuhkan apalagi bila laporan tersebut menyangkut tindakan koreksi yang harus ada follow up nya.
5. Tetap
Laporan yang diduking data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima. Keterangan-keterangan dalam menyampaikan laporan tidak boleh saling bertentangan satu sama lain.
6. Objective dan factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
7. Harus ada proses timbal balik
 Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca.
 Jika si pembaca memberikan response berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan.
Laporan juga berfungsi sebagai :
 pertanggungjawaban bagi orang yang diberi tugas.
 landasan pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan.
 alat untuk melakukan pengawasan.
 dokumen sebagai bahan studi dan pengalaman bagi orang lain.